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Warum sind Aufbewahrungspflichten wichtig?

Die digitale Archivierung hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und ist zu einem wesentlichen Bestandteil der Aufbewahrung von Dokumenten wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen geworden. Mit der fortschreitenden Digitalisierung müssen Unternehmen und Behörden immer mehr Daten und Informationen in digitaler Form verwalten und aufbewahren. Dabei sind Sie jedoch gesetzlich verpflichtet, die Aufbewahrungspflichten und Fristen einzuhalten. 

Der nachfolgende Artikel soll einen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz geben und insbesondere auf die Aufbewahrungspflichten bei der digitalen Archivierung eingehen. Dabei werden die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen erläutert und praxisnahe Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung gegeben. 

Als Leserinnen und Leser erhalten Sie einen Einblick in die Aufbewahrungspflichten und Fristen im Kontext der Archivierung in der Schweiz. Und helfen Sie Ihnen dabei, die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen in der Schweiz

In der Schweiz sind die relevanten Artikel zu den Archivierungspflichten vor allem im Obligationenrecht (OR), der Geschäftsbücherverordnung (GEBÜV) und der MwSt. enthalten. enthalten. Gesetz (MWSTG) und in der Arbeitgeberverordnung (AGVR) geregelt. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen bei der digitalen Archivierung gelten und durch welche Lösungen dies sichergestellt werden kann, sind in unserem vorherigen Blogartikel zu finden. 

Besondere Beachtung muss bei der digitalen Archivierung insbesondere der Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzgesetzes geschenkt werden. Daher müssen personenbezogene Daten, die in digitaler Form gespeichert werden, besonders geschützt werden. Hierbei sind insbesondere die Grundsätze der Datensparsamkeit, der Zweckbindung und der Datenminimierung zu beachten. Zudem müssen Vorkehrungen getroffen werden, um eine unberechtigte Datenverarbeitung oder -weitergabe zu verhindern. Digitale Archivierungslösungen sollten deshalb über entsprechende Sicherheits- und Datenschutzfunktionen durch ein intelligentes Berechtigungsmanagement verfügen. 

Im nächsten Kapitel werden wir uns mit den spezifischen Aufbewahrungspflichten bei der digitalen Archivierung auseinandersetzen. 

Aufbewahrungspflichten bei der digitalen Archivierung

Unternehmen sollten die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten in der Schweiz kennen und aufbewahren. Für verschiedene Dokumentenarten gelten in der Schweiz unterschiedliche Aufbewahrungspflichten und Fristen, die von Unternehmen beachtet werden sollten. 

Im Folgenden wird auf unterschiedliche Dokumententypen und deren Archivierungspflichten eingegangen. 

Aufbewahrungspflichten von Buchhaltungsunterlagen & Geschäftsbücher

Für Buchhaltungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach Abschluss des Geschäftsjahres gemäß Art. 958a OR. Im Allgemeinen handelt es sich um Buchungsbelege (zB Rechnungen), Kontoblätter, Jahresabschlüsse/Geschäftsberichte und den Revisionsbericht. Der Revisions- und Geschäftsbericht muss heute immer noch in Papierform archiviert werden. Auch sämtliche finanzrelevanten Personaldokumente wie zB Lohnzahlungen und Dokumente von Sozialversicherungen fallen unter diese Archivierungspflicht. 

Es gilt zu beachten, dass in der Regel alle Unterlagen aufbewahrt werden sollten, welche zum Nachvollziehen des Geschäftsvorfalls notwendig sind. Für Geschäftskorrespondenz gilt seit 2013 keine explizite Archivierungspflicht mehr, wenn aus diesen nicht relevante Informationen für die Buchhaltung hervorgehen. Wenn jedoch kein Rechnungsbeleg vorhanden ist und dieser in der Korrespondenz enthalten ist, dann muss dieser auch aufbewahrt werden. Die Anforderungen an die Art und Weise der Archivierung sind in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt. 

Aufbewahrungspflichten der Steuerbelege

Auch das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) schreibt eine 10-jährige Archivierungspflicht für die gleichen Dokumententypen vor. Das MwSt. Das Gesetz präzisiert die zu archivierenden Belege allerdings weiter: 

„Als Belege gelten Korrespondenzen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kaufverträge, Zahlungsbelege, Kassenstreifen, Ein- und Ausfuhranlageverwaltungen des BAZG, Hilfsbücher, interne Belege wie Arbeitsrapporte, Werkstattkarten, Materialbezugsscheine, Zusammenstellungen für die MWST-Abrechnungen, die MWST-Abrechnungen usw .» (admin.ch) 

Dies weist darauf hin, dass die Archivierung von Rechnungen alleine nicht ausreichend ist. 

Aufbewahrungspflichten von Immobiliendokumenten

Für Unterlagen, die im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen wie zB Immobilien stehen, wird eine Archivierungspflicht von 20 Jahren vorausgesetzt. Dabei geht es insbesondere um Dokumente rund um die Berechnung der Einlagebesteuerung und für den Eigengebrauch von unbeweglichen Gegenständen (zB Wohnobjekte, Liegenschaften). Darunter fallen beispielsweise Kaufverträge, Grundbucheinträge und weitere Liegenschaftsdokumentationen sowie Dokumente, die Änderungen und Aufwendungen nachweisen. 

Zu beachten gilt zudem, dass beim Verkauf von Immobilien sämtliche Dokumente, welche eine Wertvermehrung nachweisen (zB relevante Aufwendungen) bis zur Veräußerung aufbewahrt werden sollten. Auch bei einer Sanierung sollten alle Dokumente ebenso bis zur Veräusserung bzw. der rechtskräftigen Einkommens- und/oder Grundstückgewinnsteuer vorbehalten bleiben. Dazu zählen alle Dokumente, welche die Sanierung oder den Umbau dokumentieren wie zB Baubeschriebe, Baudokumente und Rechnungen. 

Bitte beachten Sie unbedingt auch die Beweis- und Aufklärungspflichten, die sich beispielsweise aus Verträgen, gesetzlichen Bestimmungen oder Rechtsstreitigkeiten ergeben können. Diese können dazu führen, dass Dokumente über die allgemeine Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden müssen. 

Aufbewahrungspflichten von Verträgen

Verträge sollten mindestens bis zum Ende der Vertragslaufzeit und gegebenenfalls darüber hinaus eingehalten werden. Hierbei ist auch zu beachten, dass Verträge eventuelle Gewährleistungs- oder Garantiefristen enthalten, die eine längere Aufbewahrungsdauer erforderlich machen. 

Aufbewahrungspflichten von Personalakten

Dokumente mit finanziellem Einfluss wie beispielsweise Lohndokumente und Sozialversicherungsdokumente unterliegen der 10-jährigen Archivierungspflicht, wie in den Buchhaltungsbelegen beschrieben. Andere arbeitsrechtliche Personalakten unterliegen der 5-jährigen Archivierungspflicht gemäss Arbeitgeberverordnung (ARGV). Darunter fallen Dokumente zu Personalien, Beschäftigungsart, Ein-/Austritt, Arbeitszeiten/Rapporte, Lohnzuschläge und medizinische Dokumente (siehe ARGV1, Artikel 73). 

In der Regel wird jedoch auch eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren oder länger empfohlen, sofern diese sich nicht mit spezifischen kantonalen Datenschutzgesetzen begnügen. Alles in allem unterliegen die Rechte der Personen nach dem Datenschutzgesetz, die Mitarbeitenden verfügen also beispielsweise über das Auskunfts- und Löschrecht. 

Artikel 88 des Arbeitgebergesetztes (ARGV) präzisiert zudem, dass Daten, welche die Person betreffen, innerhalb von 5 Jahren nach Ablauf der Gültigkeit zu vernichten sind. 5 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters müssen Personendaten ebenfalls vernichtet werden. Das betrifft auch Lebensläufe, Arbeitszeugnisse, Diplome, Arbeitsproben und Fotos, wie das der eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) spezifiziert. Akten, an denen kein berechtigtes Interesse mehr besteht, müssen sogar sofort nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet werden. Dazu zählen beispielsweise psychologische und medizinische Gutachten, Persönlichkeitstests und andere frühere Qualifikationsunterlagen. 

Für die Aufbewahrung ist immer das Erstellungsdatum relevant, welches also eindeutig festzuhalten ist. Dies kann beispielsweise in physischer Form nur sehr schwer sichergestellt werden. Bei offenen Rechtsstreitigkeiten darf der Arbeitgeber die entsprechenden Akten bis zur Beendigung des Rechtsstreits aufbewahren. 

Aufbewahrung von medizinischen Akten

Im Allgemeinen gilt auch hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das Datenschutzgesetz sieht keine konkreten Aufbewahrungsfristen vor. Zu berücksichtigen sind spezifische kantonale Vorgaben. 

Praktische Umsetzung der Aufbewahrungspflichten

Aufgrund unterschiedlicher Aufbewahrungspflichten und Datenschutzbestimmungen sowie dem schnellen, sicheren Zugriff führt eine papierbasierte Ablage zu Mehraufwand in der Dokumentenverwaltung. Eine sinnvolle Möglichkeit zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten besteht darin, Dokumente rechtskonform zu digitalisieren. Dadurch können diese einfach archiviert und schneller gefunden werden. Der Einsatz von DMS wie zB DocuWare oder M-Files kann bei der Umsetzung von Aufbewahrungspflichten helfen. 

‍Folgende Vorteile bieten sich im Kontext der Archivierung und Sicherstellung der Aufbewahrungspflichten: 

DMS-Systeme bieten die Möglichkeit der automatischen Regelung von Aufbewahrungsfristen sowie der automatischen Ablage von Dokumenten nach Ablauf dieser Fristen. Dadurch wird das Fehlerrisiko minimiert und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen erleichtert.

Digitale revisionssichere Archivierung: Die Verwendung von DMS ermöglicht auch die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Dadurch können die Dokumente jederzeit nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. DocuWare ist beispielsweise (GeBüV) zertifiziert.

Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: Die Verwendung von DMS erleichtert auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Durch die automatische Löschung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wird das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert. 

Fazit und Zusammenfassung

Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Fristen beachten und einhalten, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und gegebenenfalls Nachweise erbringen zu können. Während allgemein von einer Archivierungspflicht von mindestens 10 Jahren ausgegangen werden kann, gelten für immobilienbezogene Dokumente mindestens 20 Jahre. Im Personalbereich besteht eine Pflicht von mindestens 5 Jahren, wobei 10 Jahre empfohlen werden. Bei einigen Dokumenttypen gilt jedoch sogar eine ausdrückliche Löschpflicht nach Austritt des Mitarbeiters. 

Insgesamt bieten Dokumenten-Management-Systeme wie DocuWare oder M-Files viele Vorteile im Hinblick auf die praktische Umsetzung von Aufbewahrungspflichten. Durch die automatische Regelung von Aufbewahrungsfristen, die automatische Löschung von Dokumenten, die digitale revisionssichere Archivierung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wird die Umsetzung von Aufbewahrungspflichten deutlich erleichtert. 

Quelle: Digitalland.ch