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Diese sind dadurch begründet, dass der Bargeldverkehr nur schwierig überprüfbar ist und damit bevorzugtes Zahlungsmittel für diverse Geschäfte. Bei einer Steuerprüfung von bargeldintensiven Betrieben (Restaurant, Coiffeur, Detailhandel usw.) kann der Steuerrevisor das Kassabuch besonders genau unter die Lupe nehmen. Entsprechen die Kassabücher nicht den gesetzlichen Anforderungen, kann unter Umständen die ganze Buchhaltung aus dem Recht gewiesen werden. Damit verliert die gesamte Buchhaltung ihre Beweiskraft, womit der steuerbare Reingewinn des Unternehmens geschätzt werden kann. Solche Schätzungen sind in der Regel nicht zu Gunsten der Steuerpflichtigen. Entsprechend ist es für bargeldintensive Betriebe besonders wichtig, ein sauberes Kassabuch zu führen.

Anforderungen an ein Kassabuch

Ein Kassabuch wird ordnungsgemäss geführtes, wenn Einnahmen und Ausgaben

  • fortlaufend
  • lückenlos
  • wahrheitsgetreu
  • täglich

erfasst werden. Hilfsbelege wie z.B. Registrierkassenstreifen können verwendet werden.

Registrierkassenstreifen

Registrierkassenstreifen können zur Führung eines Kassabuches verwendet werden, ersetzen dieses jedoch nicht, da über Kassastreifen nicht sichergestellt werden kann, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Wird eine Registrierkasse verwendet, so ist der Kassastreifen wichtigster Beleg für die Richtigkeit der erfassen Einnahmen. Anstelle aber alle Einnahmen einzeln im Kassabuch erfassen zu müssen können die Totale der Kassastreifen ins Kassabuch übertragen werden. Zusätzlich müssen dann nur noch die Barausgaben im Kassabuch erfasst werden.

Täglicher Kassasturz

Im Kassabuch sind sämtliche Einnahmen und Ausgaben, allenfalls unter Einbezug eines Kassastreifens, zeitnah und chronologisch aufzuführen. Das Kassabuch ist täglich zu saldieren und mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse zu überprüfen. Abweichungen zwischen Soll-Bestand und effektivem Bestand sind im Kassabuch aufzuführen.

Korrekturen im Kassabuch

Ein Kassabuch muss fortlaufend, lückenlos, wahrheitsgetreu und täglich geführt werden. Selbst bei sorgfältiger Führung können Fehler entstehen. Das ist nicht weiter tragisch. Wichtig ist jedoch, dass die Fehler transparent und nachvollziehbar korrigiert werden. So sollen Fehler nicht eliminiert sondern korrigiert werden in dem z.B. der alte Eintrag durchgestrichen aber noch lesbar bleibt. Wird z.B. ein Eintrag überklebt oder mit TipEx überschrieben, kann dieser nicht mehr nachvollzogen werden.

Elektronisch geführtes Kassabuch

Gesetzgeber und Gerichte schreiben nicht vor, in welcher Form das Kassabuch zu führen ist. Wird ein Kassabuch elektronisch geführt, so muss sichergestellt werden, dass das Kassabuch nachträglich nicht mehr verändert werden kann. Dabei ist es nicht wesentlich, ob man selbst nicht dazu in der Lage ist, sondern dass eine Veränderung der Daten technisch nicht möglich ist. Und genau da liegt das Problem von elektronisch geführten Dokumenten. Denn sämtliche Dokumente können im Nachhinein elektronisch verändert werden. Eine mögliche Lösung könnte heute in digitalen Zertifikaten liegen. Durch diese Zertifikate können nachträgliche Änderungen an Dokumenten festgestellt werden. In einem solchen Fall würde das Dokument und damit das ganze Kassabuch die Beweiskraft verlieren.

Zusammenfassung

Ein sauber geführtes Kassabuch ist für bargeldintensive Betriebe unabdingbar. Die Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben müssen fortlaufend, lückenlos, wahrheitsgetreu und zeitnah erfasst werden. Ebenfalls ist periodisch, in der Regel täglich, ein Kassasturz durchzuführen. Allfällige Differenzen sind im Kassabuch aufzuführen. Das physische Kassabuch sollte mit Kugelschreiber oder Tinte geführt werden.