Effektive Spesen oder Pauschalspesen, Spesenreglement

Aktualisierung per 1.9.2024

Die SSK schweizerische Steuerkonferenz der kantonalen Steuerämter, haben die Mustervorlagen der Spesenreglemente angepasst und ergänzt. Dabei werden zu den Pauschalentschädigung Unkostenpauschalen folgende Ausführungen gemacht.

Die Höhe der Homeoffice-Unkostenpauschalen pro Monat sowie Kontokorrentgutschriften am Ende des Kalenderjahres ist viel diskutiert und unterschiedlich gehandhabt. Die SSK hat dazu klar in den „Mustervorlagen Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen“ Stellung:

Rz 5.4 Private Infrastruktur / Homeoffice Mitarbeitenden, welche ihre private Infrastruktur – wie insbesondere Notebook, PC, Tablet, Mobiltelefon, Internetanschluss, Software, Büromaterial etc. – auch geschäftlich verwenden müssen, kann eine monatliche Pauschalentschädigung von CHF 50.00 ausbezahlt werden.

Mit dieser Entschädigung werden sämtliche Kosten für die geschäftliche Nutzung privater Infrastruktur abgegolten.

Empfänger von pauschalen Repräsentationsspesen erhalten keine besondere Entschädigung für die geschäftliche Nutzung privater Infrastruktur. Diese Kosten werden mit den pauschalen Repräsentationsspesen abgegolten.

Ursprungsartikel zu Pauschalspesen oder effektiver Spesen

Mit der Einführung des neuen Lohnausweises im Jahr 2007 wurde auch das Thema Spesen formalisiert und vereinheitlicht. Seit diesem Zeitpunkt sind in jedem Kanton genehmigte Spesenreglemente möglich, und ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement wird für Arbeitnehmer mit Wohnsitz in allen Kantonen anerkannt. Die genauen Regelungen finden sich in der Wegleitung zum neuen Lohnausweis, die von der Schweizerischen Steuerkonferenz herausgegeben wurde. 

Welche Arten von Spesen gibt es?

Effektive Spesen

Dazu gehören alle Spesenentschädigungen, die im Rahmen der effektiv entstandenen Kosten gegen Beleg vergütet werden. Ebenso zu den effektiven Spesen gehören die einfachen halber pauschale Vergütungen, die für jedes tatsächlich stattgefundene Ereignis vergütet werden, beispielsweise eine Pauschale von CHF 20.– pro Mittagessen im Ausseneinsatz.

Pauschalpreise

Darunter fallen alle pro Zeitraum und unabhängig von den tatsächlichen Kosten entrichteten Pauschalen, so zum Beispiel Telefon- oder Internetpauschalen für die geschäftliche Nutzung der privaten Infrastruktur. Ebenso fallen in dieser Kategorie die pauschalen Repräsentationsspesen von leitendem Personal und Außendienstmitarbeitern an, die anstelle der effektiven Entschädigung von kleinen Auslagen erfolgen.

Die Wegleitung zum Lohnausweis

Die Wegleitung zum Lohnausweis gibt ein paar grundsätzliche Regelungen für die Vergütung von effektiven Spesen vor. Falls diese eingehalten werden, werden die effektiven Spesen ohne Weiteres akzeptiert und sind im Lohnausweis nicht mehr betragsmäßig aufzuführen. Stattdessen wird nur erklärt, dass diese Grundsätze eingehalten wurden. Pauschalspesen sind weiterhin betragsmäßig aufzuführen, und die Steuerverwaltung des Mitarbeiters begründet diese in der Veranlagung individuell.

Genehmigtes Spesenreglement

Es besteht die Möglichkeit, ein Spesenreglement von der Steuerverwaltung des Sitzkantons genehmigen zu lassen. Dabei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Steuerverwaltung, in der sich das Unternehmen verpflichtet, nur Spesen im Rahmen dieses Reglements zu vergüten, während im Gegenzug die Steuerverwaltungen in der ganzen Schweiz die bezahlten Spesen als solche akzeptieren und ohne Weiteres auf eine Aufrechnung handelt verzichten Lohn verzichten. In der Regel wird diese Beurteilung auch von der AHV und den anderen Sozialversicherungen übernommen. Das Spesenreglement soll grundsätzlich dem Standart der schweizerischen Steuerkonferenz entsprechen. Es lässt aber auch Spielraum für firmenspezifische Regelungen zu. In begründeten Fällen kann von den Grundsätzen aus der Wegleitung abgewichen werden. Im Lohnausweis ist auf das genehmigte Spesenreglement hinzuweisen, und auch hier entfällt die Angabe der effektiven Spesen. Die Spesen sind betragsmäßig aufzuführen, es besteht jedoch keine Gefahr einer Abrechnung.