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Das Gesetz beinhaltet seit dem Inkrafttreten der Aktienrechtsrevision eine Grundlage für den Einsatz von elektronischen Mitteln. Dadurch kann die Generalversammlung von nicht-börsenkotierten Aktiengesellschaften flexibler, moderner und einfacher durchgeführt werden.

Was bedeutet das konkret? Hier erhalten Sie einen kompakten und verständlichen Überblick über die wichtigsten Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen der Modernisierung im Aktienrecht. 

Virtuelle Durchführung der Generalversammlung

Weiterhin möglich bleibt die Durchführung der Generalversammlung in physischer Form. Neu ist jedoch auch eine virtuelle Generalversammlung möglich, welche komplett digital erfolgt. Ein physischer Tagungsort ist nicht erforderlich und wird durch eine geeignete Online-Plattform (bspw. Zoom oder Microsoft Teams) ersetzt. Damit diese Variante allerdings zur Verfügung steht, muss eine entsprechende Grundlage in den Statuten vorhanden sein. Eine solche Grundlage kann durch eine Statutenänderung geschaffen werden. 

Wir empfehlen eine vorgängige Abklärung, ob jeder Aktionär elektronisch teilnehmen kann und will. Sofern dies nicht erfüllt ist, muss der Verwaltungsrat in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnen. Diese unabhängige Person ist als Stellvertreter der nicht teilnehmenden Aktionäre bei der Generalversammlung anwesend, um deren Stimmrechte weisungsgemäss auszuüben. Befürworten jedoch alle Aktionäre die virtuelle Generalversammlung, kann in den Statuten auf den unabhängigen Stimmrechtsvertreter verzichtet werden. Bei der Einberufung und im Protokoll ist die Form und der Ort der Generalversammlung aufzuführen (bspw. durch den Link für die Teilnahme an der Generalversammlung). 

Hybride Durchführung der Generalversammlung

Neu ist auch eine Mischform aus physischer und virtueller Generalversammlung möglich. Der Verwaltungsrat bestimmt einen physischen Tagungsort und ermöglicht zusätzlich die elektronische Teilnahme. Hierzu ist keine Statutenänderung notwendig. Bei dieser Variante müssen bspw. einzelne Aktionäre aus dem Ausland nicht einzig wegen der Generalversammlung anreisen und können stattdessen elektronisch zugeschalten werden, während die Mehrheit der Aktionäre vor Ort teilnimmt. Die Durchführung der Generalversammlung wird mit dieser Mischform flexibler und ermöglicht ein grösseres Teilnahmevolumen. 

Zirkularbeschluss

Neu kann ein Beschluss auch auf schriftlichem Weg auf Papier oder in elektronischer Form und ohne Einhaltung der Einberufungsvorschriften erfolgen. Sämtliche Aktionäre müssen sich zu den Traktanden und Anträgen äussern und darüber abstimmen können. Sie können auch auf die Stimmabgabe verzichten oder sich enthalten. Diese Form der Generalversammlung kann allerdings jederzeit durch die Verlangung einer mündlichen Beratung durch einen Aktionär verhindert werden. Wir empfehlen deswegen, vorgängig das Einverständnis sämtlicher Aktionäre einzuholen. Zudem ist genau zu definieren, bis wann eine Stimmabgabe erfolgen kann. Diese Variante ist somit vor allem bei unbestrittenen Generalversammlungen mit kleinerem Aktionariat sinnvoll. Eine Statutenänderung ist dafür nicht notwendig. 

Durchführung der Generalversammlung im Ausland

Der Austragungsort der Generalversammlung kann sich auch im Ausland befinden. Dies jedoch nur, sofern in der Einberufung ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter bezeichnet wird. Mit Einverständnis aller Aktionäre kann jedoch darauf verzichtet werden. Hierzu wird indes neu eine statutarische Grundlage benötigt. Mit dieser Anforderung wird das Aktienrecht in diesem Punkt verschärft. 

Technische Anforderungen

Die Voraussetzungen können bereits mit geringem technischem Know-How erfüllt werden. Die Modernisierung der Generalversammlung ist somit nicht nur für technologie-affine Unternehmen interessant. Dennoch werden dem Verwaltungsrat einige Pflichten auferlegt, damit die «elektronische Generalversammlung» reibungslos verlaufen kann. Der Verwaltungsrat muss sicherstellen, dass die Identität der Teilnehmer festgestellt wird und Unberechtigte nicht an der Generalversammlung teilnehmen können. Im Weiteren muss der Verwaltungsrat mit dem gewählten Kommunikationsmedium eine unmittelbare Übertragung gewährleisten, damit Voten und Stimmabgaben ohne Verzögerungen an alle Beteiligten übertragen werden. Nur so können die Aktionäre ihre Mitwirkungsrechte ausüben, indem sie bspw. mitdiskutieren, Anträge oder Fragen stellen können. Damit wird die Funktion der Generalversammlung als Ort des gegenseitigen Informations- und Meinungsaustausches sowie der Willensbildung gewahrt. Zudem muss der Verwaltungsrat gewährleisten, dass die Abstimmungsergebnisse nicht verfälscht werden können. Andernfalls droht die Anfechtbarkeit oder gar die Nichtigkeit der getätigten Beschlüsse. 

Welches Kommunikationsmedium gewählt wird, steht in der Kompetenz des Verwaltungsrates. Dabei ist von einer Telefonkonferenz bis hin zu einer komplexen Softwarelösung alles möglich (E-Mail hingegen nur beim Zirkulationsbeschluss). Die Wahl der optimalen Lösung hängt massgeblich von der Anzahl der Aktionäre ab. In jedem Fall ist die virtuelle oder hybride Durchführung einer Generalversammlung sorgfältig vorzubereiten und das technische Hilfsmittel vorgängig zu testen. 

Herausforderungen

Treten während der Durchführung der Generalversammlung technische Probleme auf, kann diese nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden. In diesem Fall muss die Generalversammlung wiederholt werden. Vor den technischen Problemen gefasste Beschlüsse bleiben jedoch gültig. Relevante technische Probleme sind in jedem Falle zu protokollieren (z.B. Übertragungsunterbrüche). 

Vorsicht geboten ist bei beurkundungspflichtigen Generalversammlungsbeschlüssen (bspw. Statutenänderung, Kapitalerhöhung, Gründung, etc.). Hier ist das kantonale Beurkundungsrecht massgebend. So ist beispielsweise neu die Beurkundung einer «elektronischen Generalversammlung» in gewissen Kantonen möglich. 

Fazit

Unternehmen haben durch die Aktienrechtsrevision eine neu gewonnene Freiheit. Die Durchführung der Generalversammlung wird moderner, flexibler und einfacher. Dadurch können Unternehmen die für sie passende Form wählen. Wichtig bleibt, dass die Statuten jede erwünschte Variante gewährleistet und der Verwaltungsrat die technischen Voraussetzungen schafft.